Contracten

Een contract wordt afgesloten met een aflader. Per aflader (crediteur) kunnen meerdere contracten bestaan. Bij een contract is een memoveld ter grootte van een A aanwezig zijn om afspraken te noteren. De volgende gegevens kunnen per contract opgeslagen worden:
aflader, contractnummer, aantal goederen, gewicht, aantal kartons, verpakkingstype, hoofdsoort, soort, merk, categorie, startdatum, einddatum, percentage per maat voor levering. Per maat wordt dus opgegeven hoeveel procent van het gehele contract moet bestaan uit de betreffende maat. Bijvoorbeeld:

  • 80% maat 100
  • 10% maat 110
  • 5% maat 120
  • 5% maat 125

Tevens bevat een contract de totale waarde van het contract. Bij binnenmelden van een partij worden de aantallen van het contract afgeboekt. Aan de hand van tussen overzichten tijdens een seizoen heeft de Well-Logistics AGF-gebruiker de mogelijkheid de verlader bij te sturen qua levering. Achteraf vindt er een controle plaats op het totaal geleverde en vindt de financiƫle verrekening plaats op basis van resumen. Ieder schip kan als 1 order worden behandeld.

Iedere levering wordt voorafgegaan door een bericht van de aflader. Hierin is vermeld wat er geleverd zal worden. Het werkelijk geleverde kan later afwijken van het gemelde. De werkwijze is als volgt:

  • 1) de aflader stuurt een fax- of EDI-bericht waarop is vermeld wat en hoeveel er geleverd wordt. De juistheid van deze informatie wordt aangenomen.
  • 2) de levering wordt als verwachte voorraad bijgeboekt en kan verkocht worden.
  • 3) bij aankomst van het schip of auto en binnen melden van de goederen zal in Well-Logistics AGF te zien zijn dat de inslag afwijkt van het contract.

Op basis van deze informatie kan de aflader bijgestuurd worden.

Contracten kunnen ingedeeld worden naar hoofdsoort, soort, merken en categorieƫn. Een contract kan er dus als volgt uit zien:

  • 50% appelen,
  • waarvan 30% Grannies,
  • waarvan 90% categorie I
  • en 10% categorie II
  • 50% Golden Delicious
  • en 20% Star King
  • 50% peren,
  • waarvan 50% Anjoux
  • en 50% Packham
  • (Hier zijn slecht 3 van de 4 niveaus vermeld).

Per contractregel is de minimum garantieprijs vermeld. Dit is de prijs waartegen minimaal verkocht moet worden. Wanneer gecontracteerde goederen beneden deze prijs verkocht dreigen te worden, zal WL AGF dit blokkeren met een melding.
Kostprijs vastleggen op basis van de verdeling per contractregel. Kostprijs in USD of EUR, zeevracht, verzekering, handling, commissie.
Betalingsafspraken worden in het contract vastgelegd.

Schepen- autoadministratie

Leveringen worden vooraf door de aflader gemeld via fax / bericht of met een EDI-bericht. De vertrekdatum en verwachte aankomstdatum van het schip of van de auto is daarop vermeld. Tevens is vermeld de grootte (aantal pallets/colli) en hoofdsoort/soort/merk van de lading. Deze gegevens worden in Well-Logistics AGF opgeslagen.

Via een 'detail'-actie in het contractenhoofdvenster is een overzicht van de leveringenhistorie zichtbaar. Dit overzicht toont informatie van de schepen / auto’s die reeds geleverd zijn. Tevens zal hier een overzicht van de aangekondigde schepen / auto’s kunnen worden geprint.
De route of het vaarschema kan worden geprint.

Contractwijzigingen

Wijzigingen in de contractvoorwaarden tijdens de looptijd van het contract zullen met de hand in het contract ingevoerd worden. Eventueel aangemaakte afrekeningen en verkoopoverzichten zullen ongewijzigd blijven. vaarroute -schema's zullen ook met de hand gewijzigd worden, indien noodzakelijk.

Financieel

Wanneer schepen binnen gemeld worden, kan alvast berekend worden wat de verwachtte factuurwaarde van de goederen is. Omdat facturen van afladers meestal niet tijdig verstuurd worden, lopen deze 'te verwachten facturen' vooruit op de werkelijke facturen. Wanneer de werkelijke factuur van de aflader binnenkomt, zal deze gekoppeld worden aan de verwachte factuur. De waarde van de werkelijke factuur wordt afgeboekt van het contract. Het verschil tussen de verwachte factuur en de werkelijke factuur zal bijgehouden worden op het contract.

Contracten kunnen op basis van een geheel of gedeeltelijke voorschot worden afgesloten. Hierbij krijgt de aflader het geheel of een gedeelte van de contractwaarde als voorschot. Iedere levering wordt van dit voorschot afgeboekt. Ook kan er geld door de aflader geleend zijn. De waarde van de geleverde goederen kan dus afgeboekt worden van een voorschot, of als aflossing van een lening beschouwd worden. Dit moet door de gebruiker bepaald kunnen worden. Eventuele bijzonderheden kunnen in een memoveld bij contracten opgeslagen worden.

Bij het contract wordt opgeslagen welk bedrag van een lening afgeboekt moet worden en welk bedrag van het voorschot afgeboekt moet worden. Dit zijn advies-waarden. Bedragen worden per collo ingegeven. Bijvoorbeeld: van iedere kist van $ 5,00, wordt $ 2,00 gebruikt om de lening af te boeken en $ 3,00 wordt van het voorschot afgeboekt.

Per aflader (crediteur) kan een financieel overzicht gemaakt worden van het gehele seizoen. Het overzicht omvat gegevens zoals:

Per levering:

  • datum vertrek,
  • datum aankomst,
  • partijnummer,
  • bootnaam,
  • aantal colli,
  • soort,
  • merk,
  • categorie,
  • prijs per collo,
  • totaal betaald,
  • koers,
  • verrekenen met lening,
  • koers,
  • verrekenen met voorschot,
  • koers consignatie,
  • factuurbedrag,
  • koers,
  • opmerking,
  • overschot (winst/verlies),
  • aantallen valuta saldo,
  • gemiddelde koers,
  • saldo,
  • free on board/cost+freight,
  • vrachtreductie,
  • aantal te min,
  • handling,
  • commissie en
  • invoerrechten.

Eindafrekeningen

Aan het eind van een seizoen wordt er voor de aflader een eindafrekening gemaakt. Per hoofdsoort wordt er 1 eindafrekening gemaakt. De gebruikte koersen in dit overzicht zijn te wijzigen. Dit kan eventueel in de lay-out van het overzicht. De gegevens uit alle afrekeningen van een contract worden gebruikt om de resumen op te bouwen. Het is tevens mogelijk een overzicht te maken van de resumen van alle contracten die afgesloten zijn in een periode.

 

WELL-LOGISTICS AGF...

Met onze software heeft uw bedrijf alles binnen handbereik om uw alle handelingen in een overzicht compleet en overzichtelijk te verwerken...

lees meer

UNIEKE KENMERKEN...

De unieke kenmerken van onze softwareproducten en organisatie maken het verschil ten opzichte van andere leveranciers...

lees meer

DE GEBRUIKERS...

Met onze software heeft uw bedrijf alles binnen handbereik om uw alle handelingen in een overzicht compleet en overzichtelijk te verwerken...

lees meer

Actueel

Overname door gebruikers

De gebruikers nemen de automatiseerder over. 1 oktober 2008 is de overname van CasWell IT Solutions, door CasWell IT Group afgerond in Ridderkerk bij Kraaijeveld... Lees verder

Onze klanten

Wij bedienen AGF-gerelateerde klanten die veelal ook wereldwijd opereren. Lees wie u voorgingen...
Lees verder